A székhelyszolgáltatással kapcsolatban sok cégvezető fejében még ma is élnek félreértések. Vannak, akik illegálisnak gondolják, mások attól tartanak, hogy emiatt automatikusan NAV-ellenőrzésre számíthatnak, megint mások pedig úgy érzik, hogy a székhelyváltás túl sok adminisztrációval jár. Ebben a cikkben összegyűjtöttük az 5 leggyakoribb tévhitet, és megmutatjuk, mi a valóság.
A székhelyszolgáltatás lényege, hogy a vállalkozás egy jogszerűen használható, hivatalosan bejegyezhető címet kap, ahol a hivatalos küldemények átvétele, kezelése és a székhellyel kapcsolatos kötelezettségek teljesítése rendezett módon történik.
Ez különösen azoknak a vállalkozásoknak lehet hasznos, amelyeknek nincs szükségük saját irodára, nem szeretnék az otthoni lakcímet céges címként használni, vagy szeretnének megbízhatóbb adminisztratív hátteret a hivatalos levelezéshez.
A székhelyszolgáltatás azonban nem csak kényelmi szolgáltatás. Jogi, adózási, banki és hatósági szempontból is fontos, hogy a szolgáltató szabályosan működjön, megfelelő szerződéses háttérrel rendelkezzen, és a cég hivatalos iratai, értesítései, cégtáblája és postai küldeményei megfelelően kezelve legyenek.
1. tévhit: „A székhelyszolgáltatás illegális tevékenység.”
Ez nem igaz. A székhelyszolgáltatás Magyarországon jogszerű tevékenység, amelynek működésére külön jogszabályi keretek vonatkoznak. A székhelyszolgáltatás alapvető szabályait a 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet tartalmazza.
A vállalkozások szabadon megválaszthatják a székhelyüket, amennyiben a székhelyhasználat jogszerű, és a cím megfelel a székhellyel kapcsolatos előírásoknak. A székhely lehet saját tulajdonú ingatlan, bérelt ingatlan, tulajdonosi hozzájárulással használt cím vagy székhelyszolgáltató által biztosított cím is.
A székhelyszolgáltatás főként azoknak a vállalkozásoknak lehet praktikus megoldás, amelyek méretüknél, működésüknél vagy tevékenységüknél fogva nem szeretnének saját irodát, recepciót vagy külön adminisztratív személyzetet fenntartani.
2. tévhit: „Ha székhelyszolgáltatóhoz megyek, rögtön rám száll a NAV.”
Önmagában az, hogy egy vállalkozás székhelyszolgáltatót vesz igénybe, nem jelenti azt, hogy automatikusan NAV-ellenőrzésre kell számítania. A NAV számára nem az a fő kérdés, hogy a cég saját ingatlanban vagy székhelyszolgáltatónál működik-e, hanem az, hogy a vállalkozás adatai, működése, bevallásai, iratkezelése és elérhetősége rendezett-e.
A problémát általában nem maga a székhelyszolgáltatás ténye okozza, hanem az, ha a cég nem veszi át a hivatalos leveleket, nem található a bejelentett címen, nem működik valós gazdasági tevékenységgel, vagy a szolgáltató nem felel meg a jogszabályi követelményeknek.
Egy megbízható székhelyszolgáltató éppen abban segít, hogy a hivatalos küldemények átvétele, értesítése és továbbítása kiszámíthatóbb legyen. Ez csökkentheti annak kockázatát, hogy egy fontos hatósági levél „nem kereste” jelzéssel menjen vissza, vagy késve jusson el a cégvezetőhöz.
Ha szeretné megérteni, milyen esetekben lehet kockázatos a nem megfelelő székhely, olvassa el kapcsolódó cikkünket: mikor törölheti a NAV a cég adószámát.
3. tévhit: „A székhelyváltás nagyon sok macerával jár.”
A székhelyváltás valóban jár adminisztrációval, de egy felkészült ügyvéd, könyvelő és székhelyszolgáltató mellett a folyamat jól kezelhető. A cégvezetőnek nem kell minden részfeladatot egyedül intéznie, de fontos tudnia, mely szereplőnek mi a feladata.
A székhelyváltoztatás általános menete jellemzően a következő:
- az ügyvéd elkészíti a társasági szerződés vagy alapító okirat módosítását,
- a cégvezető aláírja a szükséges dokumentumokat,
- az ügyvéd benyújtja a változásbejegyzési kérelmet a cégbíróság felé,
- a cégbírósági bejegyzést követően a változás megjelenik a cégnyilvántartásban,
- a könyvelő elvégzi a szükséges adóhatósági vagy önkormányzati bejelentéseket, ha ezek szükségesek,
- a cégvezető tájékoztatja a bankot és fontosabb üzleti partnereit a székhelyváltozásról.
A gyakorlatban a cégvezető legfontosabb feladata, hogy időben egyeztessen az ügyvéddel, könyvelővel és székhelyszolgáltatóval, majd a változást bejelentse a banknál és azoknál a partnereknél, ahol ez szükséges.
Új cég esetén a folyamat még egyszerűbb lehet, mert már az alapításkor kiválasztható a megfelelő székhely. Erről itt talál részletesebb információt: székhelyszolgáltatási szerződés új alapítású cég esetén.
4. tévhit: „Ezt bárki el tudja végezni, felesleges székhelyszolgáltatóra költeni.”
Elsőre úgy tűnhet, hogy a székhelyszolgáltatás csak egy cím biztosításáról szól. A valóságban azonban egy jó szolgáltató ennél jóval többet ad: hivatalos küldeményátvételt, értesítést, iratkezelési támogatást, cégtábla-kezelést, jogszabályi megfelelést és stabil adminisztratív hátteret.
Egy induló vagy kisebb vállalkozás számára gyakran nem éri meg saját irodát fenntartani csak azért, hogy legyen egy hivatalos cím és valaki átvegye a leveleket. Egy székhelyszolgáltató ezzel szemben költséghatékony megoldást nyújthat úgy, hogy a vállalkozás hivatalos elérhetősége rendezett marad.
A székhelyszolgáltatás különösen akkor lehet hasznos, ha a cégvezető sokat van úton, home office-ban dolgozik, több ügyféllel párhuzamosan foglalkozik, nem szeretné a saját lakcímét nyilvánosan megjeleníteni, vagy egyszerűen biztonságosabb megoldást keres a hivatalos levelek kezelésére.
A hivatalos levelek késedelmes átvétele komoly következményekhez vezethet. Egy elmulasztott NAV-levél, banki felszólítás vagy hatósági értesítés bírságot, eljárást vagy akár komolyabb cégjogi problémát is okozhat.
5. tévhit: „A székhelyszolgáltatás drága.”
A székhelyszolgáltatás költségét nem önmagában érdemes nézni, hanem ahhoz képest, hogy milyen feladatokat vált ki. Egy saját iroda, recepciós munkatárs, postakezelés, iratkezelési rendszer és adminisztratív háttér fenntartása sokkal nagyobb költséget jelenthet, mint egy professzionális székhelyszolgáltatás éves díja.
Emellett bizonyos vállalkozásoknál a székhelyválasztás az iparűzési adó szempontjából is jelentős pénzügyi hatással járhat. Ha egy vállalkozás olyan településen rendelkezik székhellyel, ahol az iparűzési adó mértéke 0%, akkor megfelelő feltételek mellett IPA-megtakarítás is elérhető.
Fontos azonban pontosan fogalmazni: az iparűzési adómegtakarítás nem automatikus minden cég számára. Ha a vállalkozás más településen telephellyel, fiókteleppel, raktárral, üzlettel vagy állandó gazdasági jelenléttel rendelkezik, akkor az adóalap-megosztás szabályait is vizsgálni kell.
Például ha egy vállalkozás iparűzési adóalapja 30 millió Ft, és a jelenlegi településén 2% az IPA, akkor az éves iparűzési adó akár 600.000 Ft is lehet. Egy 0%-os IPA településre helyezett, jogszerűen működő székhely bizonyos esetekben ezt jelentősen csökkentheti, de a pontos megtakarítást mindig egyedileg kell kiszámolni.
Ha szeretné előzetesen megbecsülni a lehetséges megtakarítást, használhatja az iparűzési adó kalkulátort, vagy áttekintheti az iparűzési adó optimalizálás lehetőségét.
Mire figyeljen székhelyszolgáltató választásakor?
Ha székhelyszolgáltatót választ, nem érdemes kizárólag az ár alapján dönteni. A túl olcsó, átláthatatlan vagy nem megfelelően működő szolgáltató hosszú távon sokkal nagyobb kockázatot jelenthet, mint amennyit rövid távon megtakarít.
Érdemes ellenőrizni az alábbiakat:
- szerepel-e a szolgáltató a NAV PEI székhelyszolgáltatói nyilvántartásában,
- van-e megfelelő szerződéses háttér,
- biztosított-e a hivatalos küldemények átvétele és továbbítása,
- van-e szabályos cégtábla-elhelyezés,
- hogyan történik az ügyfél értesítése beérkező levelekről,
- rendezett-e az iratkezelés és az adminisztráció,
- van-e tapasztalata banki, NAV-os és könyvelői ügyintézések támogatásában.
A székhelyszolgáltató kiválasztása tehát bizalmi döntés. Olyan partnert érdemes választani, aki nemcsak címet biztosít, hanem átlátható, jogszerű és hosszú távon is megbízható hátteret ad a vállalkozásnak.
Összegzés: a székhelyszolgáltatás akkor jó döntés, ha megbízható szolgáltató áll mögötte
A székhelyszolgáltatás körüli tévhitek többsége abból ered, hogy sokan csak egy bejegyezhető címet látnak benne. Valójában egy jól működő székhelyszolgáltató a vállalkozás hivatalos adminisztrációjának fontos része lehet.
Nem igaz, hogy a székhelyszolgáltatás illegális, nem igaz, hogy önmagában NAV-ellenőrzést von maga után, és az sem igaz, hogy minden esetben felesleges vagy drága megoldás. A kulcs az, hogy a vállalkozás működéséhez illeszkedő, szabályosan működő, átlátható szolgáltatót válasszon.
A Company Assistant Service Kft. Csomádon kínál székhelyszolgáltatást azoknak a vállalkozásoknak, amelyek Budapest közelében keresnek rendezett, megbízható és iparűzési adó szempontjából is kedvező székhelymegoldást. A szolgáltatás részleteit itt találja: Company Assistant Service Kft. székhelyszolgáltatási csomagjai.