A székhelyszolgáltatás igénybevétele nemcsak cégbírósági vagy szerződéses kérdés, hanem NAV-bejelentési kötelezettséggel is járhat. A 2017-es átmeneti határidők ma már nem aktuálisak, de a székhelyszolgáltató adatainak bejelentése továbbra is fontos adminisztratív feladat minden érintett vállalkozás számára.
A székhelyszolgáltatás jogszerű és szabályozott szolgáltatás, de csak akkor működik biztonságosan, ha a vállalkozás és a szolgáltató is teljesíti a rá vonatkozó bejelentési, szerződéses és iratkezelési kötelezettségeket.
A régi cikk eredetileg egy 2017-es egyszeri átmeneti határidőre hívta fel a figyelmet. Akkor azoknak a vállalkozásoknak is adatot kellett szolgáltatniuk, amelyek már korábban is székhelyszolgáltatást vettek igénybe. Ez a konkrét 2017. szeptember 29-i határidő ma már történeti információ, de a székhelyszolgáltatás NAV felé történő bejelentése továbbra is aktuális téma.
Ebben a frissített cikkben bemutatjuk, mikor kell bejelenteni a székhelyszolgáltatás igénybevételét, milyen adatokat kell megadni, milyen nyomtatványokat kell használni, és mire érdemes figyelni, ha vállalkozása székhelyszolgáltatást vesz igénybe.
Miért kell bejelenteni a székhelyszolgáltatás igénybevételét?
A NAV-nak tudnia kell, ha egy vállalkozás nem saját ingatlanban, bérelt irodában vagy tulajdonosi hozzájárulással használt címen működik, hanem székhelyszolgáltatót vesz igénybe. Ennek oka, hogy a székhely a vállalkozás hivatalos elérhetősége, ahol a hatósági és üzleti iratok átvétele, kezelése és rendelkezésre tartása történik.
A székhelyszolgáltatásra vonatkozó bejelentés segíti a hatóságokat abban, hogy egyértelmű legyen: ki biztosítja a székhelyet, hol található a szolgáltató, mikortól áll fenn a jogviszony, és határozott vagy határozatlan időre jött-e létre a megbízás.
Ez a bejelentés nem azt jelenti, hogy a székhelyszolgáltatás gyanús vagy kerülendő lenne. Éppen ellenkezőleg: a jogszerűen bejelentett, rendezett székhelyszolgáltatás átláthatóbbá teszi a vállalkozás hivatalos működését.
A 2017-es határidő már nem aktuális, de a kötelezettség megmaradt
A 2017-es jogszabályváltozások idején volt egy egyszeri, átmeneti bejelentési kötelezettség azoknak a vállalkozásoknak, amelyek már korábban is székhelyszolgáltatást vettek igénybe. Ennek határideje 2017. szeptember 29. volt.
Ez a konkrét dátum ma már nem használható aktuális határidőként. A cikket ezért nem érdemes változatlan formában meghagyni, mert félrevezető lehet azoknak, akik ma szeretnének székhelyszolgáltatást igénybe venni vagy székhelyszolgáltatót váltani.
A mai gyakorlatban a lényeg az, hogy ha a székhelyszolgáltatási jogviszony létrejön, módosul vagy megszűnik, akkor a vállalkozásnak az aktuális NAV-nyomtatványon be kell jelentenie a változást.
Mikor kell bejelenteni a székhelyszolgáltatást?
A székhelyszolgáltatás bejelentési kötelezettsége jellemzően akkor merül fel, ha a vállalkozás székhelyszolgáltatási jogviszonya létrejön, módosul vagy megszűnik.
Ilyen eset lehet például:
- új cég alapításakor székhelyszolgáltató igénybevétele,
- már működő cég székhelyváltása székhelyszolgáltatóhoz,
- székhelyszolgáltató váltása,
- a székhelyszolgáltatási szerződés adatainak módosítása,
- határozott idejű jogviszony esetén a jogviszony megszűnése,
- a korábbi székhelyszolgáltatási jogviszony lezárása.
Cégbejegyzésre kötelezett vállalkozásoknál a NAV T201T kitöltési útmutatója szerint az adatlapot a cégbejegyzést követő 15 napon belül kell benyújtani, a későbbi adatváltozást pedig a változást követő 15 napon belül kell bejelenteni.
Milyen adatokat kell bejelenteni?
A NAV T201T útmutatója alapján székhelyszolgáltatás igénybevételekor a következő adatokat kell bejelenteni:
- a székhelyszolgáltató elnevezését,
- a székhelyszolgáltató székhelyét,
- a székhelyszolgáltató adószámát,
- a székhelyszolgáltatási jogviszony kezdő időpontját,
- határozott idő esetén a jogviszony befejező időpontját,
- határozatlan idejű szerződés esetén ennek megfelelő jelölését.
Ezek az adatok azért fontosak, mert a NAV nemcsak azt tartja nyilván, hogy a vállalkozás székhelyszolgáltatást vesz igénybe, hanem azt is, hogy pontosan mely szolgáltatóval és milyen időponttól áll fenn a jogviszony.
Mit jelentenek az U, M és T kódok?
A NAV-nyomtatványokon a székhelyszolgáltatással kapcsolatos rovatban külön kódokkal lehet jelezni, hogy új bejelentésről, módosításról vagy törlésről van szó.
- U kód: új székhelyszolgáltatási jogviszony bejelentése.
- M kód: meglévő székhelyszolgáltatási adatok módosítása.
- T kód: korábbi székhelyszolgáltatási jogviszony megszűnésének bejelentése.
A megfelelő kód kiválasztása azért fontos, mert más adatkezelési helyzetet jelent, ha a cég új szolgáltatóval szerződik, meglévő adatot módosít, vagy egy korábbi jogviszonyt zár le.
Melyik NAV-nyomtatványt kell használni?
Cégbejegyzésre kötelezett vállalkozások és egyéni cégek esetén jellemzően a T201T adatlap szolgál a székhelyszolgáltatással kapcsolatos adatok bejelentésére. Az aktuális nyomtatvány a NAV oldalán érhető el: NAV T201T nyomtatvány.
Egyéni vállalkozóknál a székhelyszolgáltatással kapcsolatos adatokat a T101E nyomtatvány megfelelő rovatában lehet bejelenteni. Az aktuális nyomtatvány itt ellenőrizhető: NAV T101E nyomtatvány.
A régi 17T201T hivatkozás ma már elavult. Mindig az aktuális évre és aktuális NAV-rendszerre vonatkozó T201T vagy T101E nyomtatványt kell használni.
Elektronikus benyújtás és ügyintézés
A régi cikk még papíralapú és Ügyfélkapus benyújtási lehetőségekről írt. Ma már a vállalkozások többségénél az elektronikus ügyintézés az alap. A T201T nyomtatvány a NAV oldalán található információk szerint az Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazásban, vagyis az ONYA-ban is elérhető, és kizárólag elektronikusan küldhető be.
A gyakorlatban a bejelentést általában a könyvelő, adótanácsadó vagy meghatalmazott intézi, de a felelősség végső soron a vállalkozást terheli. Ezért fontos, hogy a cégvezető is tudja, milyen adatokat kell átadni, és ellenőrizze, hogy a bejelentés megtörtént-e.
Székhelyváltáskor érdemes egy rövid belső ellenőrzőlistát használni: cégbírósági módosítás, NAV-adatlap, önkormányzati bejelentés, banki adatmódosítás, számlázóprogram, szerződéssablonok és partnerértesítés.
Milyen feltételeknek kell megfelelnie a székhelyszolgáltatónak?
A székhelyszolgáltatás nem egyszerű címadás. A szolgáltató működésére külön jogszabályi szabályok vonatkoznak. A székhelyszolgáltatás alapvető szabályait a 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet tartalmazza.
A rendelet alapján a feleknek írásbeli szerződést kell kötniük, a szerződésben meg kell határozni az iratok körét, a szolgáltatónak gondoskodnia kell a cégtábla elhelyezéséről, a postai küldemények átvételéről, és a beérkező küldeményről egy munkanapon belül értesítenie kell az ügyfelet.
A székhelyszolgáltató kiválasztásakor érdemes ellenőrizni, hogy a szolgáltató szerepel-e a NAV PEI székhelyszolgáltatói nyilvántartásában.
Mi történhet, ha elmarad a bejelentés?
A székhelyszolgáltatás bejelentésének elmulasztása vagy hibás teljesítése adminisztratív kockázatot jelent. Ha a NAV nyilvántartásában nem szerepelnek pontosan a székhelyszolgáltatásra vonatkozó adatok, az később javítási kötelezettséget, adategyeztetést vagy mulasztási bírság kockázatát is felvetheti.
A régi cikkben szereplő Art.-hivatkozások és bírságszabályok időközben változtak, ezért nem érdemes a 2017-es szakaszszámokat változatlanul meghagyni. A jelenlegi cikkben inkább az a fontos üzenet, hogy a bejelentési kötelezettség elmulasztása jogkövetkezménnyel járhat, ezért a bejelentést nem szabad félvállról venni.
Ha székhelyszolgáltatót vált, új székhelyre költözik, vagy a szerződés adatai módosulnak, mindig kérdezze meg könyvelőjét, hogy szükséges-e NAV-adatváltozás bejelentése.
Mit érdemes átadni a könyvelőnek?
A NAV-bejelentéshez a könyvelőnek vagy meghatalmazottnak pontos adatokra van szüksége. A folyamat gyorsabb és hibamentesebb, ha a cégvezető előre összegyűjti a szükséges dokumentumokat.
Érdemes előkészíteni:
- a székhelyszolgáltatási szerződést,
- a szolgáltató pontos cégnevét,
- a szolgáltató székhelyét,
- a szolgáltató adószámát,
- a jogviszony kezdő dátumát,
- határozott idejű szerződés esetén a befejező dátumot,
- határozatlan idejű szerződés esetén ennek jelzését,
- székhelyváltás esetén a cégbírósági bejegyzésről szóló dokumentumokat,
- megszűnés vagy szolgáltatóváltás esetén a korábbi jogviszony lezárásának időpontját.
A pontos adatátadás azért fontos, mert egy elírt adószám, hibás dátum vagy hiányzó megszűnési adat később problémát okozhat a NAV nyilvántartásában.
Hogyan segíthet a Company Assistant Service Kft.?
A Company Assistant Service Kft. Csomádon kínál székhelyszolgáltatást azoknak a vállalkozásoknak, amelyek Budapest közelében keresnek rendezett, jogszerű és iparűzési adó szempontjából is kedvező székhelymegoldást.
Ügyfeleink számára a székhelyszolgáltatási szerződéshez szükséges adatokat egyértelműen rendelkezésre bocsátjuk, hogy a könyvelő vagy meghatalmazott a NAV-bejelentést pontosan el tudja végezni.
Új alapítású cég esetén érdemes már a cégalapítás előtt egyeztetni a székhelyről, mert így az ügyvéd, a könyvelő és a székhelyszolgáltató folyamata összehangolható. Erről részletesebben itt írtunk: székhelyszolgáltatási szerződés kötése új alapítású cég esetén.
A szolgáltatás részleteit itt találja: Company Assistant Service Kft. székhelyszolgáltatási csomagjai.
Összegzés: a székhelyszolgáltatás bejelentése ma is fontos
A 2017-es átmeneti bejelentési határidő már nem aktuális, de a székhelyszolgáltatás igénybevételének NAV felé történő bejelentése továbbra is fontos kötelezettség.
A vállalkozásnak pontosan be kell jelentenie a székhelyszolgáltató nevét, székhelyét, adószámát, a jogviszony kezdő időpontját, valamint határozott vagy határozatlan időtartamát. Új jogviszony, módosítás vagy megszűnés esetén a megfelelő kód használata is fontos.
A biztonságos működéshez nem elég szerződni egy székhelyszolgáltatóval. A cégbírósági, NAV-os, önkormányzati, banki és könyvelői adatokat is összhangba kell hozni, hogy a vállalkozás hivatalos működése hosszú távon is rendezett legyen.