Sokan választják saját lakóingatlanukat vállalkozásuk székhelyének, de gyakori az is, hogy egy örökölt vagy különálló ingatlant szeretnének több cég számára is székhelyként használni. Ilyenkor fontos kérdés, hogy mitől lesz egy cím valóban megfelelő székhely, és milyen jogszabályi feltételeknek kell megfelelni.
A székhely sok vállalkozó számára elsőre egyszerű adminisztratív adatnak tűnik: egy cím, amely bekerül a cégnyilvántartásba, a számlákra, a szerződésekbe és a hivatalos dokumentumokba. A valóságban azonban a székhely ennél jóval fontosabb szerepet tölt be.
Ez az a hivatalos hely, ahol a vállalkozásnak elérhetőnek kell lennie, ahol a hivatalos iratok átvétele és kezelése történik, és ahol bizonyos jogszabályban meghatározott dokumentumoknak rendelkezésre kell állniuk.
Ebben a cikkben azt járjuk körül, hogy mitől székhely a székhely, használható-e saját ingatlan vagy lakóingatlan cégszékhelyként, mire kell figyelni, ha több vállalkozás kerülne ugyanarra a címre, és mikor érdemes inkább professzionális székhelyszolgáltatást választani.
Mit jelent jogilag a székhely?
A székhely meghatározásánál több jogszabályt is figyelembe kell venni. A Polgári Törvénykönyv alapján a jogi személy székhelye a jogi személy bejegyzett irodája, ahol biztosítani kell a jognyilatkozatok fogadását és a jogszabályban meghatározott iratok elérhetőségét.
A cégnyilvánosságról szóló törvény, vagyis a Ctv. alapján a cég székhelye a cég bejegyzett irodája. Ez a cég levelezési címe, ahol az üzleti és hivatalos iratok átvétele, érkeztetése, őrzése és rendelkezésre tartása történik.
A vonatkozó jogszabályokat itt lehet ellenőrizni: Polgári Törvénykönyv, 2013. évi V. törvény és Ctv., 2006. évi V. törvény.
Használható saját ingatlan székhelyként?
Igen, alapvetően nincs olyan általános tilalom, amely megakadályozná, hogy valaki saját ingatlanát használja vállalkozása székhelyeként. A Ctv. alapján a cég székhelye olyan ingatlan lehet, amely a cég tulajdonát képezi, vagy amelynek használatára a cég jogosult.
Ez azt jelenti, hogy nem kizárólag saját tulajdonú ingatlan lehet székhely. Használható lehet olyan ingatlan is, amelyre a vállalkozásnak megfelelő használati jogosultsága van, például tulajdonosi hozzájárulás, bérleti megállapodás vagy székhelyszolgáltatási szerződés alapján.
Fontos azonban, hogy a használati jogosultság valóban rendezett legyen. Ha például több tulajdonosa van az ingatlannak, vagy örökölt ingatlanról van szó, akkor különösen fontos ellenőrizni, hogy minden szükséges hozzájárulás rendelkezésre áll-e.
Be lehet jelenteni több céget ugyanarra az ingatlanra?
A jogszabályok nem határoznak meg általános darabszámkorlátot arra, hogy egy adott ingatlanba hány vállalkozás jelenthető be székhelyként. Ez azonban nem jelenti azt, hogy bármilyen ingatlan korlátlanul és következmények nélkül használható több cég címeként.
Minél több vállalkozás van ugyanarra a címre bejegyezve, annál fontosabb, hogy a hivatalos iratkezelés, a küldemények átvétele, a cégek azonosítása és a jogszerű használati háttér rendezett legyen.
Ha több vállalkozás használja ugyanazt a címet, a gyakorlatban felmerülhetnek banki, hatósági és adminisztratív kérdések is. A problémát nem önmagában a több cég jelenti, hanem az, ha az adott címen nem biztosított a valós elérhetőség, az iratok kezelése vagy a cégek egyértelmű azonosítása.
Miért nem elég csak a cégnév a postaládán?
Sokan úgy gondolják, hogy a székhely akkor rendben van, ha a postaládán vagy a kapun feltüntetik a cég nevét. Ez azonban önmagában nem feltétlenül elegendő.
A székhelynek alkalmasnak kell lennie arra, hogy a vállalkozás hivatalos levelei, hatósági iratai és üzleti dokumentumai átvehetők, kezelhetők és szükség esetén rendelkezésre tarthatók legyenek. Ha a NAV, a bíróság, a bank vagy más hatóság nem tudja elérni a céget a bejegyzett címen, az komoly problémát okozhat.
A nem megfelelő székhelyhasználat következményeiről külön cikkben is írtunk: mikor törölheti a NAV a cég adószámát.
Mikor beszélünk székhelyszolgáltatásról?
Más a helyzet akkor, ha valaki nem csak a saját vállalkozása számára használ egy ingatlant székhelyként, hanem más cégeknek is rendszeresen biztosít székhelyhasználatot szolgáltatásként. Ilyenkor már székhelyszolgáltatásról beszélhetünk, amelyre külön jogszabályi feltételek vonatkoznak.
A székhelyszolgáltatás kereteit a 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet határozza meg. A rendelet többek között szabályozza a szerződéses feltételeket, az iratok kezelését, a cégtábla elhelyezését és azt is, milyen ingatlan szolgálhat székhelyül székhelyszolgáltatás esetén.
A rendelet alapján a cégnek a szerződésben meg kell határoznia azokat az iratait, amelyeket a székhelyen kíván őrizni vagy rendelkezésre tartani, és a székhelyszolgáltatónak biztosítania kell, hogy a cég cégtáblája az ingatlanon, közterületről jól látható helyen elhelyezésre kerüljön.
Milyen további kötelezettségei lehetnek a székhelyszolgáltatónak?
A székhelyszolgáltatás nem csak adminisztratív címhasználatot jelent. A szolgáltatóra több jogszabályi és ellenőrzési kötelezettség is vonatkozhat, különösen az ügyfelek azonosítása, a szerződéses háttér, az iratkezelés és a pénzmosás megelőzéséhez kapcsolódó szabályok miatt.
A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozásának megelőzéséről szóló 2017. évi LIII. törvény a pénzmosás és terrorizmusfinanszírozás megelőzését szolgáló kötelezettségeket tartalmazza. Ez azért fontos, mert a székhelyszolgáltatók működésénél az ügyfél-azonosítás és a szabályos adminisztráció kiemelt jelentőségű lehet.
Emellett a székhelyszolgáltatóknak a NAV felé is bejelentési kötelezettségük van. A székhelyszolgáltatók nyilvántartása a NAV PEI székhelyszolgáltatói nyilvántartásában ellenőrizhető.
Mikor érdemes saját ingatlan helyett székhelyszolgáltatót választani?
Saját ingatlan használata akkor lehet megfelelő megoldás, ha a vállalkozás valóban tudja biztosítani a székhelyhez kapcsolódó kötelezettségeket: a hivatalos iratok átvételét, a céges dokumentumok kezelését, a postai elérhetőséget és a jogszerű használati hátteret.
Székhelyszolgáltató választása akkor lehet különösen előnyös, ha a vállalkozó nem szeretné a saját lakcímét nyilvánosan szerepeltetni, nem akar otthoni iratkezeléssel foglalkozni, több hivatalos levelet vár, vagy szeretne rendezettebb, professzionálisabb céges hátteret.
Egy megbízható székhelyszolgáltató leveszi a vállalkozó válláról az iratkezelés, hivatalos küldeményátvétel és székhelyhez kapcsolódó adminisztráció jelentős részét. Ez különösen fontos lehet akkor, ha a vállalkozás számára a hatósági és banki megítélés is lényeges szempont.
Ha egyéni vállalkozóként keres megoldást, érdemes megnézni a székhelyszolgáltatás egyéni vállalkozóknak oldalunkat is.
Mit érdemes ellenőrizni székhely választása előtt?
Mielőtt egy ingatlant székhelyként használna, érdemes több szempontot is ellenőrizni. Ezek segítenek elkerülni a későbbi hatósági, banki vagy adminisztratív problémákat.
- Van-e jogszerű használati jogosultság az ingatlanra?
- Ha több tulajdonos van, rendelkezésre áll-e minden szükséges hozzájárulás?
- Biztosított-e a hivatalos küldemények átvétele?
- Feltüntethető-e a cégnév az ingatlanon vagy postaládán?
- Van-e megfelelő iratkezelési és dokumentumőrzési háttér?
- Nem okoz-e problémát banki vagy hatósági ügyintézésnél az adott cím?
- Ha több cég használja a címet, biztosított-e a cégek egyértelmű elkülönítése?
Ha ezek közül több pontra sem egyértelmű a válasz, érdemes lehet székhelyszolgáltatóval egyeztetni, mert hosszú távon biztonságosabb és kényelmesebb megoldást jelenthet.
Összegzés: a székhely felelősség, nem csak cím
Összefoglalva elmondható, hogy a jogszabályok nem tiltják, hogy valaki saját ingatlanát használja vállalkozása székhelyeként. Arra sincs általános törvényi darabszámkorlát, hogy egy adott ingatlanba hány vállalkozás jelenthető be.
Ugyanakkor a székhelynek alkalmasnak kell lennie a jogszabályban meghatározott feladatok teljesítésére. Biztosítani kell a hivatalos iratok átvételét, az üzleti dokumentumok kezelését, a jogszerű használati hátteret és a vállalkozás hivatalos elérhetőségét.
Ha ezt a felelősséget nem szeretné saját ingatlanban kezelni, érdemes olyan professzionális szolgáltatót választani, amely rendelkezik a szükséges tapasztalattal, jogi háttérrel és adminisztratív rendszerrel. A Company Assistant Service Kft. székhelyszolgáltatási csomagjai ebben kínálnak megbízható megoldást.











